Accountant

Position: Accountant

Department: Finance

Reports To: Head of Finance

Job Purpose

The accountant is responsible for maintaining accurate financial records, processing financial transactions, preparing reconciliations, ensuring compliance with accounting standards and statutory requirements, and providing timely financial information to support effective business decision-making. The role also supports internal controls, cash flow management, audits, and month-end and year-end financial reporting.

Key Responsibilities

• • Process supplier invoices and ensure accurate posting into the accounting system.
  • Manage the full accounts payable cycle, including invoice verification, payment processing, and supplier reconciliations.
  • Process and reconcile import documentation, supplier invoices, customs charges, freight costs, and related payments.
  • Prepare daily, weekly, and monthly bank reconciliations and investigate any outstanding reconciling items.
  • Maintain debtor and creditor reconciliations and follow up on outstanding balances.
  • Process local purchase transactions and ensure proper accounting of procurement activities.
  • Prepare journal entries, accruals, prepayments, and general ledger reconciliations.
  • Assist in monthly, quarterly, and annual financial closing processes.
  • Prepare schedules and supporting documents for internal and external audits.
  • Ensure compliance with IFRS, company financial policies, and statutory regulations.
  • Assist in preparing VAT, PAYE, Withholding Tax, and other statutory returns.
  • Monitor cash flow and support treasury management activities.
  • Maintain fixed asset registers and depreciation schedules.
  • Prepare periodic financial reports and management reports.
  • Ensure proper filing and safekeeping of financial records and supporting documentation.
  • Participate in continuous improvement of financial controls and accounting processes.
  • Perform any other duties assigned by the Head of Finance.

Qualifications

• • Bachelor's Degree in Accounting, Finance, Commerce, or a related field.
  • CPA(K) Finalist or Certified Public Accountant (CPA-K) qualification is highly preferred.
  • Minimum of 5 years' experience in accounting or finance, preferably in a manufacturing environment.
  • Experience using ERP systems such as SAP, or similar accounting software.
  • Experience using Tally ERP is Mandatory.
  • Advanced proficiency in Microsoft Excel.

Critical Skills & Competencies

• • Strong financial accounting and reconciliation skills.
  • Excellent analytical and problem-solving abilities.
  • High level of numerical accuracy and attention to detail.
  • Sound understanding of accounting principles and internal controls.
  • Strong knowledge of accounts payable, accounts receivable, and general ledger accounting.
  • Ability to prepare financial reports and interpret financial data.
  • Excellent planning, organization, and time management skills.
  • Ability to prioritize multiple deadlines while maintaining accuracy.
  • High integrity, confidentiality, and ethical standards.
  • Effective communication and interpersonal skills.
  • Ability to work independently and collaboratively within cross-functional teams.

Key Performance Indicators (KPIs)

• • Bank reconciliations completed by the agreed monthly deadline.
  • Month-end financial close completed within the prescribed timeline.
  • Percentage of unreconciled ledger items outstanding beyond 30 days (Target: <2%).
  • Purchasing invoice processing turnaround time (within agreed SLA).
  • Reduction in outstanding supplier and debtor reconciliation issues.
  • ERP transaction accuracy and completeness.
  • Compliance with company financial policies and internal control procedures.
  • Timely preparation and submission of monthly management reports.