Tender Assistant

TENDER ASSISTANT

Role purpose: To prepare and submit timely, accurate customer quotations in response to requests from hospitals, government institutions, and pharmacies. Quotations must be developed with precision and submitted early enough for review and approval to avoid missed opportunities.

The role also supports the tendering process, including extracting tender advertisements, preparing bid documents, coordinating supplier inputs, and ensuring submissions are compliant and on time.

Budget: 40K-55K Gross 

Key Responsibilities

1. Prepare and submit accurate quotations in line with customer RFQs.
2. Ensure quotations are reviewed and approved before deadlines.
3. Support tendering activities: document preparation, compliance checks, product samples, bid proposals, and follow‑ups with institutions.
4. Monitor tender deadlines closely and ensure no submissions are missed.

Key Skills and Competencies

1. Accuracy and attention to detail.
2. Strong organizational and time‑management skills.
3. Ability to work under pressure with strict deadlines.
4. Clear and professional communication skills.

Qualifications and Experience

1. Diploma in Pharmacy or Pharmaceutical Technology /Diploma or Degree in Procurement & Supply Chain Management.
2. 1-2 years’ experience in quotations or tendering within pharmaceutical distribution.
3. Strong knowledge of pharmaceutical products and regulatory compliance.
4. Proficiency in MS Office and ERP systems.